三、基础资料及编码制定规则
1、地区资料
根据我国地域的划分及涂料企业的特点,为统计企业各地区的销售状况,我们对地区资料实行三级管理,即“片区—省—市”的管理制度,片区包括华区、华南、华东、西南等若干大区,在片面下设省级管理,省级下再设市级管理,这样,既保证了企业当前销售政策的执行,也便于企业管理者对各地区销售的统计。
2、部门资料
在灯具流通企业中,一般都设有总裁办、市场部、销售部、财务部、采购部、行政部、仓管等部门,在使用中,我们只须将上述的部门资料依次地录入到“部门资料”中即可。
部门,英文简称为Department,为科学地对部门资料进行管理,我们建议用户统一采用下列的部门编码设置方法:
D+部门顺序号
“D”字母代表部门,根据部门在企业作用的大小,我们分别对上述的部门进行编排,即把总裁办设为首位,其部门编码为“D001”,市场部设为“D002”,然后依次地进行输入。
3、员工资料
“员工资料”记录了员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关的资料,录入员工资料后,企业可实行简单的人事管理,同时也便于对管理者对员工信息的了解。
员工,其英文为Employee,因此,参照部门资料的编码设置,员工资料的编码方法如下:
E+员工顺序号
“E”字母代表员工,员工顺序号为员工入职的先后顺序,最早入职的员工,我们可将其编码设为“E001”,然后依次地进行输入。
我们考察众多的灯具企业后,经调查表明,灯具流通企业的工资发送方式一般采用“月度”工资,因此,在输入员工资料时,企业还须把员工的基本工资料随同录入,如果某员工为企业的业务员,我们还须选择“业务员”该选项。
4、客户资料
“客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息,录入客户资料,可实行高效的客户管理,同时也便于企业营销工作的开展。
作为一个流通企业,其往业客户均来源于全国各地,因此,制定科学的、可行的、实用的客户编码就非常重要,经过我们的分析,客户资料编码设置方法如下:
“C”+“地区简称”+“-”+“顺序号”
在上述的客户编码设置方法中,“C”为英文Client,意为客户,“地区简称”为某地区的汉语拼音的头一位字母,“顺序号”为录入某地区客户的先后顺序号。比如,我们可以将“北京景阳灯具有限公司”的客户编码设为“CBJ-0001”,从这个客户编码中,我们就可以看出,“C”为客户的简称,“BJ”为“北京”的汉语拼音简称,“0001”为北京地区客户的顺序号。
正是通过这种客户编码设定方法,操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率,同时也方便了企业管理者对客户资料的查阅。
5、供应商资料
“供应商资料”可记录企业供货商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息。
在实际工作中,灯具流通企业的供货商来自全国各地,因此,制定科学的、可行的供应商编码就非常重要,经过我们科学的分析,供应商资料编码方法如下:
“V”+“地区简称”+“-”+“顺序号”
在上述的供应商编码设置方法中,“V”为英文Vendor,意为供应商,“地区简称”为某地区汉语拼音的头一位字母,“顺序号”,即录入某地区供应商的先后顺序号。比如,我们可以将“佛山南光灯具有限公司”的供应商编码设定为“VFS-0001”,从这个供应商编码中,我们就可以看出,“V”为供应商简写,“FS”为佛山市汉语拼音的简写,“0001”为企业在佛山地区的供应商的顺序号。
正是有了这种的供应商编码设定方法,操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率,同时也方便了企业管理者对供应商资料的查阅。
6、仓库资料
在例子中,企业的仓库包括中山路仓库及人民路仓库两个仓库,在实际应用中,我们只须依次把以上的仓库信息录入即可。
7、货品类别
作为一个灯具流通企业,其管理的货品非常多,因此,我们有必要地对这些货品分门别类地进行管理,设置货品类别成为了管理货品的有力手段。
在实际工作中,对灯具流通企业的货品类别管理,可实行“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”的设定原则,对货品类别实际多级类别管理。“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”,即对货品的类别,统一由销售部门设定,在设定货品类别时,必须先考虑到企业日后的实际应用,然后按照灯具的品牌进行划分,再按照某系列所隶属的品牌依次进行设定。完整的货品类别设定方法如下:
品牌.系列
在灯具流通企业中,“安耐娜”为一灯具产品品牌,如该品牌下设系列,则可作为二级货品类别。
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