对任何一个企业来说，单据的样式是相对固定的，比如单据中的名称等固定内容，我们称其为格式项；单据日期、单据号码、货品名称、单价、数量、金额等都是随时变动的，我们称它为数据项。对于格式项，您在单据中直接录入文字即可；对于数据项，我们有一套完整的取值公式。

    如果我们需要把单据设计成如表1的样式该如何操作呢？下面我们就来重点介绍这一功能的操作方法。

1. 删除行

    首先将单据中不需要的行选中，单击「报表处理」→「删除行」（如图）；

2. 插入一行

    选中"运输方式"所在的行，然后单击「报表处理」→「插入一行」；

3. 录入格式项

    选择刚才增加的行，并双击第一个单元格，然后录入"购货单位"；

4. 拆分单元格

选择"合计"栏，单击「报表处理」→「横向拆分格」，将该单元格拆分为3个单元格；

5. 剪切、复制、粘贴单元格

将"摘要"剪切（【Ctrl】+【X】）并粘贴（【Ctrl】+【V】）在刚才的单元格中；

6. 修改单元格及其取值

    双击"部门"单元格，将其改为"部门主管"，选择"[部门]"（带有[*]标志的通常为取值项，即需要给它赋值，这样系统才能自动取数），然后单击「行格编辑」→「设置单元格数据项」，接着在"添加类型"栏选择"审核人"，最后单击【确定】；

7. 其他项目的设置

    您可以对单元格的字体、字体颜色、文字摆放的位置、单元格背景颜色诸多内容进行设置，它的使用方法基本上和Word相同，可参照Word的操作进行处理，比如将"销售开单"改为"销售发货单"，并将单据的背景色改为淡绿色等等。

8. 保存

    一个"销售发货单"的设计工作现在基本上完成了，这时最重要的是将单据保存起来，单击「文件」→「保存」保存当前格式。如果不满意以后还可以重新修改；

【小提示】

（1）不能把所有的行都删除掉，至少要保留一行；

（2）调整单元格宽度

    如果用户录入的名称较多，造成在单元格中位置不够显示一行时，可以使用如下方法来调整单元格的宽度：首先选择要改变宽度的单元格，该单元格变成黑色，其次，请将鼠标移动到该单元格右边框位置，这时鼠标变成【←→】形状，按住鼠标左键，向右稍微拖动，当所录入的字样全部显示为一行时松开鼠标左键即可。

（3）显示格式的设置

    此功能只能对数字、金额的显示格式进行设置。一般我们将单据中的数字、金额设为如下格式：

    0--表示不设小数位；

    0.00--表示小数点后面保留两位小数；

    0.000--表示小数点后面保留三位小数，其余的依此类推。