二、基础资料及编码制定规则
　　1、地区资料
　　建议企业根据地域的划分，对地区资料实行三级管理，即“片区—省—市”的管理制度，片区包括华区、华南、华东、西南等若干大区，在片面下设省级管理，省级下再设市级管理，便于企业管理者对各地区销售的统计。
　　2、部门资料
　　在百货流通企业中，一般都设有销售部、财务部、采购部、行政部、仓管等部门，在使用中，我们只须将上述的部门资料依次地录入到“部门资料”中即可。
　　3、员工资料
　　“员工资料”记录了员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关的资料，录入员工资料后，企业可实行简单的人事管理，同时也便于对管理者对员工信息的了解。
　　员工资料的编码方法一般有以下两种：1）员工顺序号；2）部门字母简称+本部门员工顺序号；企业可根据实际情况选择；
　　工资计算方法：百货流通企业的工资发送方式一般采用“月度”工资，只有部门生产员工才需要使用“计件”工资，企业根据员工具体的情况进行选择；
　　如果某员工为企业的业务员，我们还须选择“业务员”选项。
　　4、往来单位资料
　　往来单位资料包括客户资料和供应商资料。
　　1）“客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息，录入客户资料，可实行高效的客户管理，同时也便于企业营销工作的开展。
　　作为一个流通企业，其往业客户均来源于全国各地，因此，制定科学的、可行的、实用的客户编码就非常重要，经过我们的分析，建议企业采用以下编码设置方案：
　　“地区名称首拼” + “顺序号” + “_C”
　　在上述的客户编码设置方法中，“地区名称首拼”为某地区的汉语拼音的头一位字母，“顺序号”为录入某地区客户的先后顺序号, “C”为英文Client，意为客户。比如，我们可以将“佛山雪林”的客户编码设为“FS001_C”，从这个客户编码中，我们就可以看出，“FS”为“佛山”的汉语拼音简称，“0001”为佛山地区客户的顺序号，“C”为客户的简称。
　　2）“供应商资料”可记录企业往来供应商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息，录入客户资料，可实行高效的客户管理，同时也便于企业营销工作的开展。
　　供应商资料编码设置可参考客户资料的编码设置方案：议企业采用以下编码设置方案：
　　“地区名称首拼” + “顺序号” + “_V”
　　在上述的供应商编码设置方法中，“地区名称首拼”为某地区的汉语拼音的头一位字母，“顺序号”为录入某地区供应商的先后顺序号, “V”为供应商的英文简称。比如，我们可以将“北京大成商贸”的供应商编码设为“BJ001_V”，从这个客户编码中，我们就可以看出，“BJ”为“北京”的汉语拼音简称，“0001”为佛山地区客户的顺序号，“V”为客户的简称。
　　正是通过这种编码设定方法，操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率，同时也方便了企业管理者对往来单位资料的查阅。
　　5、仓库资料
　　企业根据自身的实际情况，将企业设置的仓库资料一一录入。
　　7、货品类别
　　作为一个百货流通企业，其管理的货品非常多，因此，我们有必要地对这些货品分门别类地进行管理，设置货品类别成为了管理货品的有力手段。
　　在实际工作中，对百货流通企业的货品类别实行多级类别管理。即对货品的类别，统一由销售部门设定，在设定货品类别时，必须先考虑到企业日后的实际应用，然后按照百货的品牌进行划分，再按照某系列所隶属的品牌依次进行设定。完整的货品类别设定方法如下：
　　品牌.系列
　　在百货流通企业中，“安耐娜”为一百货产品品牌，如该品牌下设系列，则可作为二级货品类别。

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