4.1打印样式设计

不同的企业由于各自特殊的需要，对业务单据的格式和内容要求各不相同。虽然我们无法提供所有的单据样式，但能够提供一种让用户自己设计单据样式的功能，以便满足不同用户的需求。

一、操作路径：

1. 在基础资料、单据、报表的打印样式选择框中都有一个选项"样式设计"，单击该选项可以打开"打印样式设计"列表：

2. 列表右侧有一些编辑按钮，包括新增、修改、删除、恢复、导入、导出、关闭。其中各按钮的功能如下：

    【新增】单击该按钮将增加一个新的单据样式（如图）；

【修改】先在列表中选择某一单据样式的名称，单击【修改】按钮即可修改这一单据样式；

【删除】即将这一单据样式删除；

【恢复】如果修改了默认的格式后还可以通过此“恢复”功能，将单据的样式恢复到系统默认的样式；

【导入】如果您根据自己的需要设计了单据的样式，并且通过“导出”功能保存起来，以后还需要用到该样式时，可以通过“导入”功能将过去的单据样式导入系统中；

【导出】就是将自己设计的单据样式保存到系统指定的文件夹。

3. 系统能够对每一种业务单据分别定义相应的样式，单击不同的业务类别，该业务模块中所有的单据名称都显示在右边的选择框中，请在"样式名"栏录入新单据的名字，并选择一种模板，然后单击【OK】打开设计窗口（如图）。

窗口说明：

1. 菜单栏：指该窗口上方的功能栏，包括：文件、视图、报表处理、行格编辑、帮助；

（1） 文件：包括关闭、保存、打印设置、页面设置、打印、退出等功能，我们将在下面的业务操作中介绍到各功能的使用方法；

（2） 视图：包括工具栏、状态栏、属性栏、刷新等功能，前三个项目的前面如果为"√"，表示该栏显示在窗口中，否则，不显示；

（3） 报表处理：包括插入、添加、删除等进行单据格式编辑的所有功能；

（4） 行格编辑：包括单元格公式计算、属性、数据项等有关单元格取数的功能；

（5） 帮助：指单据样式设计的帮助说明书，用户单击【帮助F1】或单击键盘的【F1】键，即可打开该说明书；

2. 工具栏：指进行单据格式编辑的功能按钮所在的栏，该栏的各功能按钮与报表处理以及行格编辑中的功能是一致的；

3. 状态栏：指窗口最下方的反映设计数据的信息栏，用鼠标移动到单元格位置，该栏会显示有关的编辑状态，如字体、页面尺寸等；

4. 属性栏：指窗口中显示保存、打印、字体、字号等编辑属性的功能栏，该栏与报表处理中的功能是完全一致的；

5. 公式栏：单击下方表格中的某个单元格，该栏会显示相应的编辑公式；

6. 在显示状态下用户可以用鼠标将工具栏、属性栏拖动到任何位置，当用户第一次打开该窗口时，系统默认工具栏位置为窗口左侧，属性栏在功能菜单的下方。

4. 窗口中的样式是系统默认的样板，您可以在该样板的基础上进行适当的修改，也可以完全由自己来设计一种全新的样式。

二、操作指南

对任何一个企业来说，单据的样式是相对固定的，比如单据中的名称等固定内容，我们称其为格式项；单据日期、单据号码、货品名称、单价、数量、金额等都是随时变动的，我们称它为数据项。对于格式项，您在单据中直接录入文字即可；对于数据项，我们有一套完整的取值公式。

    如果我们需要把单据设计成如表1的样式该如何操作呢？下面我们就来重点介绍这一功能的操作方法。

1. 删除行

    首先将单据中不需要的行选中，单击「报表处理」→「删除行」（如图）；

2. 插入一行

    选中"运输方式"所在的行，然后单击「报表处理」→「插入一行」；

3. 录入格式项

    选择刚才增加的行，并双击第一个单元格，然后录入"购货单位"；

4. 拆分单元格

选择"合计"栏，单击「报表处理」→「横向拆分格」，将该单元格拆分为3个单元格；

5. 剪切、复制、粘贴单元格

将"摘要"剪切（【Ctrl】+【X】）并粘贴（【Ctrl】+【V】）在刚才的单元格中；

6. 修改单元格及其取值

    双击"部门"单元格，将其改为"部门主管"，选择"[部门]"（带有[*]标志的通常为取值项，即需要给它赋值，这样系统才能自动取数），然后单击「行格编辑」→「设置单元格数据项」，接着在"添加类型"栏选择"审核人"，最后单击【确定】；

7. 其他项目的设置

    您可以对单元格的字体、字体颜色、文字摆放的位置、单元格背景颜色诸多内容进行设置，它的使用方法基本上和Word相同，可参照Word的操作进行处理，比如将"销售开单"改为"销售发货单"，并将单据的背景色改为淡绿色等等。

8. 保存

    一个"销售发货单"的设计工作现在基本上完成了，这时最重要的是将单据保存起来，单击「文件」→「保存」保存当前格式。如果不满意以后还可以重新修改；

【小提示】

（1）不能把所有的行都删除掉，至少要保留一行；

（2）调整单元格宽度

    如果用户录入的名称较多，造成在单元格中位置不够显示一行时，可以使用如下方法来调整单元格的宽度：首先选择要改变宽度的单元格，该单元格变成黑色，其次，请将鼠标移动到该单元格右边框位置，这时鼠标变成【←→】形状，按住鼠标左键，向右稍微拖动，当所录入的字样全部显示为一行时松开鼠标左键即可。

（3）显示格式的设置

    此功能只能对数字、金额的显示格式进行设置。一般我们将单据中的数字、金额设为如下格式：

    0--表示不设小数位；

    0.00--表示小数点后面保留两位小数；

    0.000--表示小数点后面保留三位小数，其余的依此类推。

三、打印样式设计功能一览表

4.2设置套打样式

一、 功能简介

　　本系统提供了广为财务人员所使用的立信凭证、账簿套打样式，用户可以在打印时直接选择，也可以由用户自己定义相应的纸张大小然后再调用并输出。

二、 操作路径

　　「文件」→「设置套打样式」或「账务会计」→「账务总账」→「凭证处理」→「设置套打样式」。

三、 套打纸张的设置和生成

　　本系统虽然已经提供了几种默认的套打样式，但是可能仍然无法满足用户的使用，如果您需要按照企业规定的纸张大小来输出凭证，可以按照下面的方法进行操作。

操作指南

1. 点击[编辑]→[增加]，打开“添加纸张样式”窗口；

2. 录入纸张样式名称；

3. 设置纸张大小：宽度和高度。此处全部采用厘米（cm）作为计量单位，请根据企业所使用纸张的实际大小设置；

4. 设置打印机区域边距，可以设置，上、下、左、右四个边距，由于打印机的规格要求各不相同，请多试几次；

5. 设置完毕，点击[确认]保存该纸张样式；

6. 返回上一操作窗口，点击[生成套打纸张样式]，系统会自动为当前默认的打印机添加所设置的纸张样式，在打印相应的单据、凭证时就可以直接调用了。

4.3打印设置

一、 功能简介

　　经过上面对单据、凭证样式的设计，就可以将其输出到打印机了，在此之前请首先确定打印机已经与计算机相连，而且安装了打印机的驱动程序并将其设置为默认打印机，紧接着再按照下述说明对打印参数进行简单的设置。

二、 操作路径

　　「系统设置」→「系统设置」→「打印机设置」，或者直接在单据、凭证窗口点击[打印]。

三、 常用的打印参数

　　正常情况下，系统默认的打印机应该自动列示在打印机“名称”栏（假设操作系统为Windows2000），“状态”应为“准备就绪”，如果不是这样请检查打印机是否安装正确。常用的打印设置选项有：

1. 打印机名称：用于确定使用哪台计算机进行打印，可以使用本地打印机，也可以使用网络打印机进行打印；

2. 打印范围：既可对所有的内容进行打印，也可以打印指定的页；

3. 份数：确定打印的资料是一份还是多份；

4. 打印方向：点击“名称”栏右侧按钮，在“属性”窗口（下同）可以指定输出到纸张的结果是纵向还是横向；

5. 打印页序：指按照顺序打印还是逆序打印；

6. 纸张规格：在属性窗口点击[高级]可以选择打印所需的纸张大小。

4.4打印输出

一、 功能简介

　　本系统提供了丰富的数据输出功能，一种方法是将数据导入到Excel中经过编辑后再输出到打印机；另一种方法是将数据通过打印机进行打印输出，本节所讲述的主要是通过本系统如何将单据、凭证、报表进行打印输出。

二、 操作路径

　　在单据、凭证、报表窗口的醒目位置都有一个打印按钮 [080401]，右侧为可选的打印样式，请首先选择一个准备输出的样式，然后可以点击[打印]右侧下拉按钮，打开下拉列表，其中包括两项功能：“打印”和“打印预览”，以下对此功能进行简要说明。

三、 选择打印模板

　　在打印凭证、账簿、报表等任何一项数据之前，必须选择一个打印样式。如果不选择，系统会提示您还没有选择打印模板。

系统己经为每个业务单据、凭证、报表提供了基本的打印样式，也包括用户自行设计的打印样式，请在打印前选择。

四、 打印预览

　　在正式打印单据之前，可以预先阅览一下单据将要打印出的样式，请先选择一个打印样式，再点击[打印预览]，如果未选择就点击该按钮，则系统会提示“本单没有选择打印样式，是否要用标准样式进行打印或预览？”点击[确定]即可进入预览窗口；

窗口中包含了[打印]、[首页]、[上页]、[下页]、[末页]、[退出]等功能，分别表示：

　　[打印]—点击此按钮直接打印单据、凭证而无需退出预览窗口；

　　[首页]—如果数据分多页时（下同），点击该按钮直接跳回第一页；

　　[上页]—点击该按钮跳到当前页的上一页；

　　[下页]—点击该按钮跳到当前页的下一页；

　　[末页]—点击该按钮直接跳回最后一页；

　　[退出]—点击该按钮退出单据预览窗口；

　　此外系统中还可以选择预览百分比（从20％～200％），可以用来缩小或放大显示窗口。如果所选的单据记录数量较多时，无法一页显示则系统会自动分页，并显示“第×页共×页”，您可以点击上述按钮来选择浏览。

五、 动态打印预览

　　由于报表所要统计的信息较多，因此报表的宽度可能会超出打印纸张的宽度，因而，系统还提供了“动态打印参数设置”功能（如下图），可以使用户更加快捷而简单地设置报表的打印格式，

具体说明详见>>>动态打印参数设置：

（一） 选择打印预览模式：
1. 按在报表中所选样式打印：选择此选项时直接按照在报表中选择的样式进行打印；
2. 按报表表格界面格式打印：选择此选项时下面的选项变为可选择状态，用户需要进行自定义设置时可以选择此选项。

（二） 设置表格中的行数、行的高度、边距：
1. 一页纸中内容行最多行数：指报表的内容在一页纸中最大可显示的行数，默认为36行；
2. 每页中显示表的数目个数：用于设置一页中可以打印的表格数；
3. 打印预览页面中行的高度：指定行的高度，将所有表格行的高度固定；
4. 打印预览页面中上、下、左、右边距：用于设置表格在纸张中的位置；
5. 数据记录如不足最多行数时是否插入空行：选择此选项时，表格中如有数据的记录未达到最多行数时，自动插入空行，否则只显示和打印有数据的行；
6. 能否编辑打印预览页面：此选项只有管理员才有权限使用，当选择此选项后，再次单击【打印预览】，可以对报表的格式进行修改；
7. 是否在打印预览页面中显示虚线，以便编辑用：选择此选项后，管理员在修改表格时会更加方便；

（三） 是否打印预览选项设置
表格中有部分选项，用户如果不需要打印时可以将其直接去除，操作方法是直接去掉这些选项前的勾即可。

（四） 设置打印机、打印纸张、打印方向
用户可以在预览前设置打印纸张的类型以及打印方向等参数。操作方法是单击【打印设置】即可选择打印机、纸张大小和打印方向等。

（五） 将调整后的结果保存起来
对于经常使用自定义格式的用户来说，经过上面的各项调整之后，可以将其格式保存起来，以便今后直接调用。
操作方法是直接勾选“是否添加该样式到系统中以便以后使用”，系统自动设置一个打印样式名称，用户可以进行修改或自行设置。

（六） 下次自动显示该项
选择此选项时，下次在报表窗口中单击【打印预览】，直接打开“动态打印参数设置”窗口；如果不选择此选项，下次在报表窗口中单击【打印预览】时直接打开报表预览窗口。